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Cómo ser una gran secretaria virtual

Con las secretarias virtuales podrás dar la atención al cliente idónea para atender todas las llamadas que recibas correctamente, siempre con la sonrisa puesta.

Lo principal, es tener habilidades y dotes comunicativas. El único contacto que el cliente mantiene con la secretaria virtual, es por teléfono o por videoconferencia. Por lo tanto, la capacidad de comunicación, la adaptación a la línea de la conversación y la gestión correcta de las llamadas definirá nuestra imagen al exterior.

Otros aspectos muy importantes son la formación y la experiencia. Ésto ayudará en gran medida a la adaptación a la tipología de empresas que gestionen. No es lo mismo ser secretaria de dirección que de una consulta médica, o de un abogado, por ejemplo.

La educación y la cortesía al teléfono son fundamentales, el trato amable, la adaptación a llamadas complicadas, sin salidas de tono, la corrección en la utilización del idioma. El sonreir mientras hablamos se nota en la conversación y se transmite por la voz. Por ello, el estado de humor no tiene que condicionar en ningún caso el exquisito trato en la atención de las llamadas.

Por último, una secretaria virtual, debe saber ofimática y manejar internet con soltura.

La atención al cliente

La dirección necesita feedback de sus clientes, por lo que recopila constantemente información sobre su necesidades, lo que piensan de la empresa, y lo que desearían que se mejorase. Esto obliga a la empresa a estar en estrecha relación con sus clientes, a conocer su opinión sobre lo que desean, pues es la única forma rentabilizar los esfuerzos realizados.

Técnicas de atención al cliente

Actualmente, la mayoría de servicios poseen características muy similares. Esta homogeneidad dificulta los esfuerzos de las empresas por diferenciar sus servicios respecto a los de la competencia. Con lo cual, lo ideal es ofrecer un servicio totalmente personalizado.

La atención al cliente es una fusión de tres conceptos: Servicio al cliente, satisfacción del cliente, y calidad en el servicio. Mediante el inmejorable trato en la prestación del servicio, se logra complacer y fidelizar al cliente.

Por otro lado, el empleado que responde a las llamadas, representa a la empresa, por tanto, debe utilizar un tono amable (sonrisa telefónica) y controlar la entonación de la voz.

La telesecretaria debe practicar la escucha activa; ésta mejora cuando el receptor adquiere empatía con el cliente.

Una secretaria virtual, responde a las necesidades de marketing de la empresa, ya que ofrece un valor añadido a su servicio, ofreciendo mayor comodidad al cliente (evitar la espera en las llamadas, rapidez, garantía y compromiso de respuesta al cliente, entre otras ventajas).

Internet

En cualquier sector, cada vez es más importante estar en la red. Las pequeñas empresas son con un 38% el grupo que con más fuerza apuesta por Internet, es un medio que ofrece grandes oportunidades en el ámbito comercial. Internet está considerada como una herramienta de gran ayuda para la fidelización de los clientes, como herramienta estratégica de marketing, de comunicación o como herramienta de ventas.

Estos son los requisitos más importantes para ser una buena secretaria virtual, por lo que son estos aspectos los que se deben valorar a la hora de escoger a una persona para que desempeñe este puesto de trabajo.

Sara Benito Jiménez, CEO de Mi-Secretaria.com

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