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El antes y el después de las reuniones sin papel

La gestión de agendar reuniones se ha agilizado en los últimos años gracias a la tecnología cloud y a instrumentos como el iPad que sustituyen así al papel y a la tinta.

La gestión y preparación de sesiones o reuniones es un proceso constante en el departamento de Secretaría de cualquier organización, ayuntamiento, universidad u órgano colegiado.

Tras la publicación en internet de la convocatoria de una sesión, de su orden del día y de la documentación correspondiente, procede siempre su distribución a los participantes de dicha sesión. Hace menos de una década se hacía necesaria una gran cantidad de papel, tinta y tiempo en esta parte del proceso, ¡y eso contando con que la mayor parte de la información podía encontrarse disponible en formato digital a través del sitio web! Resultaba evidente que esta fase requería una transformación basada en las nuevas tecnologías que proporcionara una distribución segura de la información.

¿Cómo satisfacer las necesidades de los participantes sin la mediación de papel e impresoras o fotocopiadoras?

La disposición digitalizada de la documentación para cada reunión era ya posible a través de la nube. El organizador de la reunión podía publicar los documentos en su sitio web con sólo pulsar un botón. Tan sólo faltaba la distribución digital de los documentos a los dispositivos móviles de los participantes.

En aquellos años aún no existían las tabletas. El primer iPad era simplemente un rumor y el iPhone se acababa de introducir en el mercado. La introducción del primer lector de tinta electrónica, el e-Ink (IREX), se postulaba como la solución tan esperada. Sin embargo, fue en el año 2009, en el marco de la Feria Internacional de Electrónica de Consumo (CES) de Las Vegas, cuando la aparición de las primeras tabletas abrió las puertas a una revolución móvil.

La primera distribución de documentación para sesiones políticas se realizó a través de un lector e-Ink y, fue a partir de abril de 2010, cuando llegó al primer iPad. El fenómeno de poder gestionar, preparar y asistir a una reunión sin papel ya era una realidad.

A día de hoy, la reunión sin papel ya no es una novedad y nos cuesta imaginar que hace tan sólo unos años utilizáramos tanto papel para este menester. Esto es lo mejor de las nuevas tecnologías: uno se acostumbra a ellas rápidamente…

Eduard Vendrell, departamento de Comunicación y Marketing de Ourmeeting

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