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¿Factura Electrónica? ¡No es eso, noo!

Hay mucho desconocimiento entorno la nueva normativa que obliga el enviar la factura electrónica a las administraciones públicas. Por ejemplo en el chequeo

A partir del pasado quince de enero se implementó la obligatoriedad de usar la factura electrónica en formato FacturaE, para enviar nuestras facturas a las distintas administraciones públicas.

Su objetivo no es más que facilitar la tramitación de las mismas automatizando su recepción, con el consiguiente ahorro de tiempo y eliminación de errores, debido a que no es necesaria una introducción manual de los datos por parte del receptor. Observen el significado: comunicar, transmitir. ¡No enviar documentos PDF o imágenes! a pesar de que conceptualmente la AEAT admite también estos como factura electrónica, pero a partir de ahora solo entre empresas. En todo caso algún día las empresas se darán cuenta de la conveniencia de emplear este sistema ya estandarizado.

Naturalmente los clientes preguntaron a sus distintos proveedores de software: ¿Podemos enviar facturas electrónicas desde nuestro aplicativo?

¡Y ahí empiezan las dudas!

Podríamos decir FacturaE sigue un tratamiento parecido a EDI (utilizado mayoritariamente por las grandes empresas), en el que se tiene que generar un fichero con una determinada estructura, chequearlo, firmarlo digitalmente y enviarlo al buzón del organismo correspondiente. El proveedor de servicios de EDI en cada país actúa como garante de que la información no es alterada con el paso del tiempo, así como de la autoría de la factura y su recepción por parte del destinatario.

En el caso de FacturaE la integridad de la información y la autoría de la factura vienen dados por el hecho de que va firmada electrónicamente mediante un certificado digital reconocido por la AEAT. No queda asegurada su correcta recepción y tramitación por la entidad correspondiente. De hecho no existe un ‘sitio’ único como es el caso de EDI donde dejar nuestras facturas, ya que cada entidad tiene autonomía para implementarlo.

Es muy importante por ello, que antes de presentar nuestras facturas –especialmente estos primeros meses-, las chequeemos con un validador,  ya que nos encontramos que en alguna plataforma se admiten facturas, dando el OK conforme se ha hecho todo el proceso correctamente, pero internamente estas facturas son rechazadas y no llegan a su destino por tener errores, pero nadie comunica que lo han sido y porque. Toda la información que tenemos es que no hay ninguna información de que haya sido remitida al departamento correspondiente.

El validador no chequea el contenido en sí de las facturas, datos de las empresas, códigos de organismos de la administración, etc. aunque sí que se chequean los cálculos de las mismas.

Muy importante: saber que toda factura dirigida a la Administración Púbica tiene que llevar los datos de: Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora para su correcta gestión.

Antoni Pérez, director técnico de MCS

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